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在David Allen所創造的這個叫GTD的方法裡面，最能與其他的時間管理方法區別開來的是﹕GTD不僅是一套理論﹐還是一個行之有效的方法。

GTD提供了一個完整的workflow，這五個步驟是﹕

收集（Colleting）
↓
整理（Processing）
↓
組織（Organizing）
↓
回顧（Reviewing）＆檢討（Checking）
↓
執行（Doing）

實際上﹐David Allen一直在不斷發展GTD理論，因此這五個步驟現在不再是這樣表述的了，變成﹕

Clearing
↓
Clarifying
↓
Organizing
↓
Reflecting
↓
Engaging

我們可以看到﹐Clearing取代了Colleting﹐Clarifying取代了Processing﹐Reflecting取代了Reviewing以及Checking﹐Engaging取代了Doing。

使用了新的用詞來表述GTD五個流程，這其中有什麼不同呢﹖以下，我說說自己的看法，一部分引用永錫的解釋﹕

Clearing－－清空雜事

Clearing，意思是要捕捉那些引起我們注意的事情，而每一件引起我們注意的事情，都應該受到足夠的關切。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　－－張永錫

我覺得永錫的解釋，看起來和《Getting things done》裡面對collecting的解釋差不多。可能collecting與clearing在動作的時候﹐是差不多的。但是表述的不同，可以看出看待問題的角度已經變得不同了。

Colleting給我的感覺是要將注意力放在自身周遭的事務上，帶著一點點的強迫的意味在裡面，而且colleting這個詞沒能直接道出『何時』才收集完了。用colleting這個英文單字﹐如果我們理解錯了﹐很容易就陷入一種『資訊焦慮』中﹐像一頭獵犬，總是東聞西聞試圖找出那只逃跑的兔子，但是我們並不是要這樣。我們不必時時刻刻都保持著一種緊張地狀態，我們需要的是把我們的精力集中在更有意義﹑更有創造力的事情上去──比如思考﹑抑或企劃﹐而做這種事情的時候，身心放鬆才能達到比較好的效果。

對比Colleting，Clearing很直接，只要你的大腦裡面，不再存放著那些影響你注意力的雜事，你都把這些『雜事』從你的腦袋清理了出去，你的腦袋保持著一種『清空』的狀態，那麼你的這一步，就已經完成。

Clarifying

這個英文單字，永錫沒有翻譯，可能他覺得用中文不能如實的表述這個步驟的含義吧。我對比了永錫所闡述的，以及書本上所說的，還有一些其他的資料。發現這個步驟其實要做的就是兩件﹕

一﹑弄清楚被我們清理出大腦的那些『雜事』的『屬性』

也許這句話還是太長，那麼就把這句話精簡一下，那麼答案就躍然紙上了﹕

弄清『雜事』的『屬性』

也許這句話還是說的不是很明白，雖然書本上用了『這件事情是什麼﹖』這樣一個問題來概括我所想要闡述的，但是我覺得這樣的問法，並不是很好，因為這樣問，很容易將人們的注意力集中在雜事的『內容』上，但是實際上這個步驟，不單單需要清楚雜事的『內容』，還需要清楚這件事屬於什麼樣的雜事，也就是說這個事情是一個什麼『類型』的雜事。

而這就是我所說的『屬性』了。

而在GTD裡面，『雜事』被分為兩種類型﹕

第一種是『需行動的』

這種雜事，如果你想把它做好，做得漂亮，第一步要做得是﹕

清楚你所想要的結果。

永錫在美國聽課的時候，接觸到一個有趣的『概念』，那就是『結果圖像（Outcome）』。

在檢視責任範圍、目標、願景、原則層次時，我們想到達成的想法，就是我們的結果圖像（Outcome）
－－張永錫

這就是『結果圖像』。也許就這麼說，大家還是不明白，我舉一個例子，比如我想把我的《公司法》溫習完畢，於是我對自己說，今天我要把有關公司組織結構的內容弄懂﹐而弄懂公司組織結構就是一個『結果圖像（Outcome）』。

『結果圖像（Outcome）』其實就是描述你嚮往的結果，然後把它『清晰』的表達出來。

我們可以利用畫圖、或是心智圖、或是自己用一些量化的標準，使我們的『目標圖像（Outcome）』變得清晰。

在清楚了我們的『結果圖像』之後，第二步就是﹕

弄清為了達到『結果圖像』，我們需要做些什麼。

在GTD系統裡面﹐這個動作都會放進一個清單裡面，稱之為『下一步（Next Action）』﹐我們也可以稱為『下一步清單』。

有關『下一步清單』的說明需要比較多的文字，雖然不是很複雜，但是為了能更好闡明，我會在後續的章節裡面專門解釋，現在只要大家清楚這是什麼就好。

第二種是『毋需行動的』

毋需行動的『雜事』﹐一般分為三類﹕

１﹑垃圾

這些『雜事』，毫無用處﹐對自己對他人，於現在於以後都沒有一點點幫助，應該丟棄。

２﹑參考資料

這些『雜事』的價值，一時還不能體現出來，但是以後也許會利用上，因此予以保留。

３﹑孵化資料

這些『雜事』，雖然現在並不進行處理，但是基於興趣或是其他因素以後在某個時段，有可能處理，因此也予以保留。

當『雜事』經過Clarifying這一階段的初步處理之後，大家就知道什麼是需要去行動而什麼是不需要行動的了，這樣我們就能把自己的精力與時間集中在需要行動的事情上，我們可以把這個階段稱之為『認清目標』的階段。

Organizing──組織管理

實際上，在這個階段，我們需要明白的問題是﹕

如何把我們的『雜事』安排好﹖

而把『雜事』安排好，其實就是讓我們在行動的時候，能夠快速的找到我們需要的資料。

因此﹐在組織管理的階段，我們將『雜事』進行分類，我們也可以把這個動作稱之為『貼上標籤』。

第一步﹐根據『２分鐘原則』分出立即行動便可處理完畢的事情，以及需要分為多個步驟，因而需要規劃的事情。

對判斷能在２分鐘之內能夠處理完畢的事情，馬上行動。

不能在２分鐘內完成的事情，放進『下一步清單』裡面﹐進行分解，分清哪些是需要自己親自處理，哪些是需要委託給別人處理﹐哪些是以後才能處理的。

以後才能處理的事情，需要你安排出具體的時間，以及行動，以儘早達到目標。

這一階段所需要的動作，大概就是這麼多，但是這一環節還有很多地方值得探討﹐在後面的章節裡面﹐我會單獨分出幾個小章節，討論在這一環節裡面﹐所要面對的種種問題，而我也會盡力的給出自己的意見。

Reflecting－－反饋

永錫基於習慣，還是把這一環節翻譯為檢視，我不是很讚同。我覺得使用『反饋』這個詞會更好。

因為﹐雖然在動作上，還是進行不斷的『Review』，但是我們應該重新理解一下這個環節的動作所帶來的意義。

『Review』讓我們看清昨日﹑上個星期﹑上個月﹑上一年，自己究竟做到了多少事情﹐我們可以把每件事情都視為『承諾』﹐無論是對別人的『承諾』，還是對自己的『承諾』﹐我們完成了多少，完成得怎樣，我把『Review』的這個效果稱之為『總結昨天』。

在『總結昨天』的基礎上，我們『規劃明天』，在每日檢視裡面，我們對第二天作出安排﹔在每週檢視裡面，我們對下一周作出安排﹔在每月檢視裡面，我們對下個月作出安排﹔在每年檢視裡面，我們對下一年作出安排。

我們基於不同的高度來進行檢視，這讓我們清楚的瞭解到我們現下的狀況。這就是為什麼我要把Reflecting翻譯為『反饋』的原因，我們所檢視到的就是我們在過去的日子裡面的所作所為而反饋回來的信息。

而我們通過Reflecting這一階段，根據反饋回來的資訊，對自己的未來進行展望，作出決定。

Engaging──執行行動

這一環節，就是最具有實質性的環節，前面做出的所有努力，都是為了能在這個環節中表現得盡善盡美。
因為我沒有聽過David Allen講課，因此Engaging與Doing有何不同，還是引用永錫的解釋較為妥當。

以前的Doing被現在的Engaging所代替，一樣是行動卻有更深入的意含，在策略面，代表了為了達成結果圖像採取的行動，另一個角度場合看，場合、時間及精力狀況，則是限制的因素。由於Engaging（有齒輪嚙合的意思），兼顧長期及短期的想法，我用齒輪的圖像來代表這一個術語的新內涵。
－－張永錫

我們可以看出，其實Engaging強調的是一種『恰當』的行動。不單單照顧短期內的利益﹐還要照顧到長期的利益﹔不單單要看時間，還要分清場合，以使我們的行動發生最好的效果。

至此，我對GTD輕鬆五步走的簡略介紹就到此完畢。大家看了這麼長的簡介也許覺得有點沉重，而不是輕鬆。

但是請不要光看文字，我說了那麼多，也是為了你在處理事務的時候，能夠快速的找到自己的標準，然後快速的規劃完畢，然後集中精力與時間，快速的事務處理完畢。

那麼剩下的時間，你就會感到輕鬆了。