Ideamoo共筆部落格

為什麼稱這一動作為藝術﹖因為在GTD裡面﹐涉及到這個動作的內容值得探討的問題最多﹐而能把這動作能做好的人﹐他的生活在我們的眼裡就是一種『藝術』﹐你可以看到他們無論生活﹑工作都能處於一種『行雲流水』的狀態﹐什麼事情到了他們的手上好像就會特別順利。

我們禁不住想問﹕究竟他們有什麼秘訣﹐能讓生活看起來是這麼的『滑』﹖

（題外話﹕我認為GTD裡面﹐所提倡的管理組織的方法﹐即使是不喜歡GTD的人也可以體會裡面的好處﹐建議大家在讀《搞定﹗２分鐘輕鬆管理工作生活》的過程中﹐好好地了解一下這一章的內容）

在回答這個問題之前﹐也許我們應該問一下自身﹕為什麼我們的生活這麼『困難』﹑『不順利』﹖

我覺得﹐當大家覺得事情『困難』﹑『不順利』的時候﹐應該都會在心裡吶喊﹕好『亂』﹗都不知道該怎麼辦﹗

『亂』就是效率低下的根源﹐『亂』就是讓你心煩意亂的原因﹐『亂』就是讓你無法解決生活中﹑工作上的問題的障礙。

所以﹐如果想讓自己的生活『順利』﹐就要『理順』我們自己的生活﹐簡言之就是　兩個字『治亂』。

如何『治亂』﹖

其實只要好好地把自己的事務都『歸類』就行了﹐這就像是把原本屬於什麼地方的東西就放到什麼地方去﹐同時你還要有相對應的『容器』把這些東西放好﹐像打理自己的家一樣﹐應該裝書的地方裝書﹑應該放衣服的地方就放衣服﹑應該放鞋的地方放鞋……

在GTD裡面﹐提出了一個具有創新意義的做法∕概念﹐就是Context﹐台灣地區翻譯為『場合』。

（Context這個詞﹐中文的翻譯尚未統一﹐大陸的《GTD》一書裡面﹐翻譯為『提示信息』﹔而台灣這邊的《GTD》我沒看過﹐但是我看見永錫翻譯為『場合』﹐我而參照我日常的做法以及自己的理解﹐認為台灣的翻譯『場合』更能方便我們理解這個概念的意思。）

『場合』的概念﹐我引用永錫的話﹐因為我覺得永錫已經寫得足夠好﹐而我也不能寫出比永錫更好的解釋﹕『場合，就是一般所說的工具及場地，有電腦的地方才能處理文書打字，有電話時才能打電話，當面溝通通常需要我們移動到特定地點，在吵雜的地點就未必是好好閱讀書本的環境。我們的下一步行動，若是依照場合來整理，就可以很有效率，依照場合處理，就是一种批次處理的概念。』

大家可以看到﹐『場合』的設定很重要﹐尤其是它可以將使用同一個工具處理或是你需要去到同一個地方處理的事務放在一起。當你用查看『場合』下的事務﹐你可以完整的瀏覽同一個『場合』下需要執行的事務然後一次性的把這些事務都處理掉﹐這樣既可以達到提高效率的目的﹐也可以保證我們不會遺漏。

如何分好自己的『場合』﹖先對自己問幾個問題﹐來幫助自己了解自己的工作生活的習慣﹕

１﹑平時﹐我多用什麼工具來處理自己的工作﹖（提示﹕是紙筆﹑電腦﹑還是其他）
２﹑平時﹐我多用什麼來聯絡別人﹖（提示﹕電話﹑電郵﹑即時通信軟體還是其他）
３﹑我是在家工作﹐還是要到辦公室工作﹖

以上幾個問題僅僅是一個示範﹐若有不足﹐請自己補足。

想設定好『場合』﹐就一定要從了解自己的習慣入手﹐要仔細的觀察自己的工作生活的方式。建議大家不要設定過多的場合﹐一般５到６個即可。

『場合』如果設定過多﹐在一定程度上會造成混亂。在我們『歸類』事務的時候﹐如果面對過多的『場合』﹐有時候會感到迷惑﹕究竟這個事情是在什麼『場合』下做才合適﹖

如果陷入了這樣的思考﹐會花我們很多的時間去分辨『場合』而不是將注意力放在事務『歸類』上﹐這樣的時間花費﹐是毫無意義的。

當然﹐如果想馬上就上手『場合』概念﹐也可以參照永錫的『場合設定』﹕

１﹑自己動手做
２﹑當面溝通
３﹑打電話或傳簡訊
４﹑規劃與思考
５﹑電腦前的工作
６﹑閱讀及寫作

大家可以參考永錫的這篇《twhsi時間管理 線上課程 (7) 組織依照場合分類的行動清單 時間管理健身房》﹐鏈接我就不放出來了﹐請大家自行Google之。