Ideamoo共筆部落格

在上文中，我提到了生活的重心，這個似乎和組織管理事務沒有多大的關係。但是，要指出的是，我們生活的重心，其實就是我們 組織管理事務的標準，或者說基礎。我們運用時間管理的方法來管理自己的生活，但是卻連自己生活的重心在哪裡都不知道，豈不 可笑？

而我上文中所提到的，有什麽用呢？其實是爲了讓你能分清事務的『輕重』。在《我還不夠好，必須努力奔跑》一文中，我已經很 明確的說出了我對人生的看法，就是一個不斷朝著自己的目標『奔跑』的過程。因此，我們要是想令自己的人生完滿，那就要弄清 自己跑去的地方究竟是哪裡才行。而提出『輕重』的意義在於，我們能分清究竟哪些行動是能夠對我們的目標有直接幫助的。

有關事務的輕重，最著名的是管理學家、《與成功有約–高效能人士的七個習慣》的作者Stephen R. Covery所提出的『四象限法則』。而這個法則用來劃分事務的標準是根據，事務的緊迫以及重要的程度，以此分出四個象限裡面的事務。

第一象限：重要而且緊迫
第二象限：重要但不緊迫
第三象限：緊急但不重要
第四象限：既不緊急又不緊迫

不知道大家看到這四個象限的分類之後，會認為哪種事務比較重要呢？

我猜大多數人會覺得第一象限的事務比較重要，我猜大家的根據是：這裡面的事務是又重要又緊急，有雙重權重啊！當然是相對其 它三個象限來說比較重要啦！

那請大家回答一下我的問題：如果我們的生活中充斥著那些又重要又緊迫的事務呢？那該怎么辦？

就我而言，我覺得如果我們的生活裡面要處理的事務都是又重要又緊迫的，那我們的生活肯定是一團糟，因此常常顧此失彼，焦頭爛額。
借用大陸的GTDer寫的《小強升職記》裡面的比喻，這種生活就像是在扮演一個救火員的角色，哪裡失火就撲向哪裡，手忙腳亂，一點閒暇都沒有，不單單是一點閒暇都沒有，甚至連自己想做的事情都拋之腦後，終日忙碌卻離自己的目標越來越遠。

如果才能從這種局面裡解脫出來？

有個成語大家都知道，那就是未雨綢繆。而哪一類象限的事務就是在做著未雨綢繆的事呢？那就是第二象限的事務了。

重要而不緊迫的事務，是我們最應該投入大量精力去完成的。這類事務雖然不緊迫，但是只是針對當時而言，不是說當時不緊迫的事務以後就不緊迫了。很多時候我們都會看到，如果某些事情能夠早點完成，我們就不會在當時手忙腳亂、手足無措了。

所以，儘量投入精力到重要而不緊迫的事務上去的意義在於，能夠提早完成事務；能夠提前分配自己的時間；控制自己的時間流向；甚至會因為提前的準備，我們的反應能力也得到了提高，最終達到一切操之在我的境界。

而第二象限的事務，希望每個人在每天都能固定的抽出一點時間來搞定，也許是一小時，也許是半小時，時間上的要求并不需要多，重要的是『每天都做』，最終這些我們每天都投入進去小小的時間成本，在最後都能轉化為值得高興的成果。

古人云：不積跬步，無以至千里；不積小流，無以成江海，就是這個道理。

但是生活是不可預測的，所以才會有第三象限的事務出現。如果遇到這類事務，當真很無奈，因為這些事務出現得很突然，大都是要花費一些時間才能搞定，因此不得不打斷現在的工作，將精力轉移。但是，每個被你歸類為第三象限的事情，真的是這么無法預測嗎？

我想，如果遇上這類的事情，其實都應該自我反思一下，因為第三象限的事情，有很多其實是自己沒做好或是有疏漏才會出現的。比如說，我媽媽突然打電話來問我電腦的問題，每次媽媽打電話過來都不是時候，我只好花很多精力去把它搞定，而搞定這個問題之後又很難再次專心于手頭的事情上去。

實際上針對這個問題，我可以有幾個辦法：

1.約定與媽媽打電話的時間。
因為我會在固定的時候學習，所以我可以和媽媽說清楚自己的時間安排，好讓她在我一般空閒的時候打電話過來，比如說午休或是晚上10點過後。
2.約定過後找個時間回撥。
因為其實電腦出問題并不是什麽很重要的事情，媽媽也只是用來玩遊戲而已，如果不用電腦她還可以看書看電視出去逛街，所以也不一定要馬上回答，跟媽媽說清楚我現在忙，過後回撥就好。不過，一定要記得回撥哦！
3.在回學校之前，和媽媽說好解決方案。
如果我在家的時候，電腦有問題我都能幫忙解決，但是如果我不在家，我也沒有辦法。那么就和媽媽說好，如果電腦有問題，直接打電話找人修理就是。那么我就不必為這種事情煩惱了。不過如果媽媽是打電話過來訴苦的，那就聽著吧！
4.在回學校之前，將電腦每個部分都檢查一遍，確保不出問題。
如果電腦不出問題，媽媽也不會打電話來找我了，所以只要搞定電腦就好。

可以看出，其實很多緊迫而不重要的事情，其實是自己之前沒有安排好的關係出現的。所以，大家一定要把第二象限的事務給做好，才能避免手忙腳亂的局面啊！

但是有些事務，確實是很突然，又不得不去做。遇上這種情況，先不要急，冷靜下來，把手頭的事務另作安排，安排好之後，儘量且儘快的把第三象限的事務搞定，然後再靜下心來把原本的事情完成。這樣，就不會手忙腳亂，並且在做好安排的情況下，在處理事務的時候也不會分心，無形中又提高了自己的效率。