Ideamoo共筆部落格

在前三篇文章中，我談到了運用『場合』來批次處理事務、運用平衡的『分類』來整理事務、運用『四個象限』來辨明重心事務，然而還有缺憾的是，我還未能談到組織和管理我們具體事務的工具。所以這篇簡單來說就是『由道入器』。也許有人會疑問，『道術器』這三個層面缺一不可，為何跳過『術』，而直接『由道入器』呢？

我的答案是，運用工具的過程，也就是討論『術』的過程，『術』在一定程度上是因為『器』而存在的，雖然『術』的根源在於『道』。

因此這一篇向大家介紹在組織管理事務的過程中所使用的幾種容器，這幾種容器的功能就是讓你的事務都能各歸各所，整整齊齊。當然，事務管理系統的完備程度，也代表一個人對事務的處理能力。

閒話休提，先介紹一下這幾種容器分別是什麽以及這幾種容器分別對應何種類型的事務：

◆行事歷

首先要明確一個概念，就是任何一件放置在行事歷的事務，都是必須執行的，無論用什麽方法。因此所有放置在行事歷這個容器裏面的事務，重要程度都是最高的。

而一般在行事歷裏面安放的事務，永錫之前提過，分為三類：

1.在某一個確切時間裏面採取的行動；

2.在某一個確切日期裏面採取的行動；

3.在某一個確切日期所需要知道的資訊。

永錫的說法雖然沒錯，但是每一次在行事歷添加事務都需要思考這三個標準，似乎又不太必要，不過大家可參考一下永錫的說法，思考一下自己平時放進行事歷裏面的事務是否都是這些必要的事務。

而我覺得，這裡只要一個標準就可以了，那就是『必須在當日執行的』，也可以參考之前提到過的『四個象限』方法，明確自己將什麽事務放置于行事歷裏面。

◆專案（Projects）清單

專案清單，在《GTD》一書中，無論是大陸還是台灣翻譯的版本，裏面都稱之為『任務』。我覺得把這個容器稱之為『任務』，不太與我們的思維習慣相合，所以我把它改為『專案清單』，希望這樣能更容易被大家理解。

在專案清單裏面，所放置的事務，是那種需要一個以上的步驟才能完成的事務。而個單一步驟，在GTD裏面，稱之為『下一步行動』，這是一個很重要的概念。

◆將來/也許（Someday/Maybe）清單

顧名思義，在這個容器裏面，放置的是那些，你暫時還沒辦法去執行，但卻又因為這些事務對你產生了無比的吸引力，在此時雖然不能執行，但是將來未必就不能執行的事務。簡而言之，這裡是你內心的一些追求，存放著的是你心裏面浪漫的部份。

在這三個容器裏面，行事歷和將來/也許清單都比較好理解。

但是，專案清單與下一步行動之間的關係究竟是如何的呢？

在前面的介紹裏面，我已經講到，每個專案都是由多個下一步行動所組成的。我們可以將一個大的專案分為多個小專案，然後小專案下面都有好幾個下一步行動。

而我們將所有的下一步行動都完成之後，那麼這個專案就自然完成了。

我在這裡似乎說了很多關於下一步行動的事情，但是下一步究竟是什麽呢？我將會在下一篇文章中揭曉。