不知不覺，Yibie我談 GTD workflow 中的『組織管理』這一步已經談了6篇文章之多，實在不知道大家的耐心是否被我這樣溫吞吞的節奏磨沒了。在講解GTD的這一步驟的時候，我似乎添加了很多不太相關的內容，除了第一篇提到的『場合』之外、第二篇提到的『平衡生活重心的目標設定』、第三篇提到的『四個象限』、第四篇提到的『三種清單』、第五篇提到的『下一步與專案的分別』以及『運用動詞描述行動』，究竟我提到這些的東西，有什麽目的呢？
假如我們把整個GTD看成一部『武林秘笈』，那麼GTD中的每一個步驟，就是『武林秘笈』中要傳授的『招式』，而這些招式也應當有一些『基本動作』以及『基本要點』所組成。
很明顯，GTD中的『組織管理』這一步就是一個大招，若我們想把這一招練好，那麼基本的『動作』、『要點』肯定都要練好才行。
『組織管理』這一招，我們可以分解來看，就是兩個『動作』所組成的大招，這兩個『基本動作』就是『專案管理』以及『待辦事項管理』，而其中『待辦事項管理』其實就是『下一步行動管理』。
然後，每個『動作』都具有一些『要點』，有些『要點』還是共通的，下面我就把這兩個動作分別對應的要點寫出來：
在看過之前的文章，應該對這些要點都很熟悉了，那麼這篇文章要講的就是如何將這兩個動作流暢的組合起來，形成直擊生活雜事的必殺技！
讓我們從『專案管理』入手，看清其中要點所要起到的作用。
先讓我們認清GTD的目的，膚淺的說，其實就是爲了『輕松工作、輕松生活』而已，如果說深一點，那就是爲了『取得幸福』。
不說是否要取得自己的幸福，就是爲了輕松工作、輕松生活，我們都必須針對我們生活工作中一整個需要面對的問題進行管理，因此，我們必須針對自己的工作生活，建立起專案，這就是我爲什麽會提出『平衡生活重心的目標設定』的原因。
建立相對應的專案，我們就能直接掌控我們自己的人生的各個方面，管好自己的生活與工作，就能過上幸福的生活。
但是，在這些專案的下面，是否什麽事情都那麼重要呢？有些事情，實際上我們不理也可的，不過因為我們未認清這些事務的性質，因此我們無法做到規避。想要規避一些不好的情況，那麼只要做到未雨綢繆就够了，雖然生活工作中，意外時必不可免的，不過如果自己努力一點就可避免，何樂而不為呢？這就是『四個象限』在專案管理中的意義。
前面這兩點，比較像是心法提要，而三種清單就像是直接教導你如何發招了。三種清單，其實就是專案管理中的工具，如何運用這三種清單，把專案管理的順暢，十分重要。
在專案管理中，GTD系統的創始人David Allen創新性的提出了『下一步行動』這個概念，而『下一步行動』也屬於『三種清單』中的一種，也是運用得最廣泛的一種（也是最不好說的一種XD）。究竟下一步行動與專案之間有什麽區別，這是如何能把下一步行動運用得到的重點，而這就是我提出『下一步與專案的分別』的目的。
而在『下一步行動』中，David Allen同樣提出了一個創新性且十分具有實戰意義的概念，那就是『場合』，提出場合的原因在於，現代人生活如此忙碌，而每件事情都必須在一定的『場合』下完成，而我們只要把同一場合的事務放在一起，那麼我們就可以達到批次處理事務的目的，進而提升我們工作的效率。
而四個象限在下一步行動中，具有怎樣的意義呢？其實是爲了在我們安排下一步行動的時候，進行排序，將重要的放在前面，不重要的放在後面，綜合權衡的考慮事務的權重，那麼我們在處理下一步行動的時候，就不會顧此失彼，頭重腳輕了。
在下一步行動中，其實最重要的是，我們將這個行動描述的清晰無比，不必再次經過大腦考慮就能知道自己需要去做什麽，這也是爲什麽我提出了『運用動詞描述行動』了。
在專案管理中，我們必須清楚，每個專案的目的，只有在清晰專案目的的情況下，我們才能清晰的知道我們究竟需要怎樣的『下一步行動』，然後把它給完成好。
因此，專案目的的描述，也是一個很重要的因素，在這裡為大家介紹一下SMART法則：
| 1、目标目标必须是具体明确的（Specific)：具体就是与任职人的工作职责或部门的职能相对应。明确就是目标的工作量、达成日期、责任人、资源等都是一定的，可以明确的。
2、目标必须是可以衡量的（Measurable):可衡量的目标并不等于必须将目标量化，而是应有一定的判定标准。 3、目标必须是可接受的（Acceptable) ：是指执行人发自内心地愿意接受这一目标，认同这一目标。 4、目标必须具有现实可行性（Reality)； 5、目标必须具有明确的截止日期(Time-based) |
如何將SMART法則運用到自己的專案管理中呢？
以我作為例子，我今年最主要的目標是過了大陸的國家司法考試。在這裡，我可以細分一下幾個方面：
1、明晰評判標準：通過國家司法考試的基本要求就是卷面分起碼要過360分，因此我的努力就是爲了將自己的考試分數提高到360分以上。
2、確認需要投入多大的努力：經過瞭解考試的體例，我可以知道大致上需要考的科目，而我需要的就是溫習這些科目，并分配出時間來溫習。
3、我接受這個目標嗎？很明顯，作為本專業必須通過的考試，如果我不通過以後我的就業前景將一片黑暗，因此必須努力通過。
4、截止日期：今年的9月15日開考。
在明確了這幾個方面之後，我們就清楚了自己的目的究竟是什麽樣子的了，也因此能夠針對性安排好下一步行動，將這個專案給完成好。
其實，在組織管理這一步中，說複雜就複雜，說簡單就簡單。我歸納了一個思維模式，就是：
清晰對象→針對對象進行安排
至本篇文章，組織管理事務的藝術這個小系列文章就完結了，Yibie在行文中，發現了大量的不足，但因個人經歷以及能力的原因，未能很好的完善，希望大家不吝賜教！一起分享好的想法，碰撞出美麗的花火！
附錄：
深入淺出談GTD：Organizing，組織管理事務的藝術（5）
深入淺出談GTD：Organizing，組織管理事務的藝術（4）
深入淺出談GTD：Organizing，組織管理事務的藝術（3）
深入淺出談GTD：Organizing，組織管理事務的藝術（2）
深入淺出談GTD﹕Organizing，管理組織事務的藝術（1）
