在系統的說完了能令人輕鬆面對事務的GTD四大步——『清空雜事、辨識、組織管理、回饋』之後,現在還差最後一步沒有說,那就是『Engaging(執行行動)』。
在我們之前按照GTD的流程四大步走下來,如果不能在執行行動這一步取得成效,那麼之前所做的,都沒有什麽意義了。
當然,對於很多剛剛接觸GTD的人來說,會面臨一個問題『爲什麽我按照GTD那樣去做了,反而沒覺得那麼輕鬆了?』會出現這樣的問題的原因,不過是因為你的GTD實踐還沒能很好的和個人生活融合的緣故。
如何才算是將GTD與個人生活完美的融合在一起呢?
那就是把GTD裏面的觀念以及基本原則,轉化為每天的『例行事務』,每天反復運作。簡單來說,就是將GTD變成自己的習慣。
那麼,如何才能將GTD與個人生活完美的融合在一起呢?
請對GTD進行定制,定制出一個適合自己的GTD系流程出來。
如何定制適合自己的GTD系統?
要定制適合自己的GTD系統,請參照這個思考邏輯——清晰對象→針對對象進行安排,來對自己的GTD流程進行思考。
客制化GTD流程可以參考一下以下步驟:
1、弄清自己的事務類型。
你覺得自己總是和雜務打交道、還是和人不斷的溝通、還是站在統領的高度對各種事務做出決定?或者說你的職業是什麽,有的人是干推銷的、有的人是職業經理人、有的人是會計,每個人所面對的事務類型都不一樣,所使用的GTD流程自然也不一致。
你在生活工作中所面對的事務類型,決定著你的GTD系統裏面每個步驟的順序,也決定著你所使用的工具。
認清自己的事務類型,是奠定一個屬於自己的GTD系統的基礎。
那麼如何才能知道自己所面對的事務類型是屬於哪一種呢?
我建議大家在客制化GTD流程的時候,先不要著急,請先用一到兩個星期來觀察自己的每天所處理的事務。建立一個Inbox,將自己一天中所處理的所有事務,無論大小、無論何時何地、無論工作生活都記錄下來。
然後對這份記錄進行歸納總結,找出自己所處理的事務裏面存在的規律。
事務類型有很多種,但是無外乎就6個基本要素,這也是國內外流行的6W原則:何事(What)、何時(When)、何地(Where)、何人(Who)、為何(Why)、如何(How)。
請將內容一致的事務貴為一類,并觀察它們與哪種基本要素連結,找出連結最多的那種要素,以此出發,以基本要素為劃分事務的標準,來對事務進行歸類。
這樣就能知道,平時處理的事務大多數是哪種內容的,一般會在哪裡、哪個時候處理,是委託別人處理還是別人委託自己處理,而且一般會採用哪種方式來處理。
這樣做的好處,不僅僅是對自己日常工作的方法進行反思,還在於能找出建立客制化GTD流程的關鍵——場景、例行事務(當然還有其他,這點請自己多多探索了)。
2、定制自己的GTD流程。
在分析過自己的事務類型之後,應該很清楚自己的事務究竟是與『人』的關聯比較緊密,還是與『地點』的關聯比較緊密,或是其他。
那麼針對這些關聯比較緊密的要素,做出特殊的安排,這就是客制化GTD流程的秘笈。
如果與『地點』這個要素聯繫比較緊密,我們可以設置一個特定的『場景』,將都要在同一場景下完成的事務,結集起來,比如:我經常在家裡的書桌前處理公務以及私事,我可以新設定『書桌』這個場景,將有關的事都放進去,在面臨相同的場景的時候,只要通過『書桌』這個連結要素,我就可以輕鬆找到自己接下來需要處理的事務,快速方便。
如果與『時間』這個要素關聯緊密,我們可以設定一個特定的『時間區域』,并列出一張在這個時間區域裏面需要完成的List,按順序將特定的事務完成,比如:在早上我喜歡在洗漱過後,寫晨間日記,然後去跑步,然後吃早餐,然後安排一天的事務。這樣我可以安排早上6:30到7:45分這段時間內,將這些每天必做的事情完成。
以上,僅僅舉出了一些例子和寫出引導,希望每個人都能客制化出屬於自己的GTD流程,在經手不同的事務的時候,不會覺得有多麼大的壓力,而是覺得輕輕鬆松,保持一個很好的心情去面對自己的一天!
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在Yibie更新「深入淺出談GTD」這個系列文章的時候,多得大家的支持與鼓勵,令我能有充足的動力就這個話題更新十多篇文章。但是面對這麼支持我的讀者們,我也感到十分抱歉,因為個人學習生活過於忙碌的關係,「深入淺出談GTD」系列暫停更新很久了,從上一篇到現在,算下來已經超過兩個月沒有更新了,Yibie還真是大懶蟲啊!
雖然Yibie已經在說明GTD的理念與基本規則的時候,盡力與自己的經驗與感悟結合起來,但在說到GTD與實際生活應用結合起來的時候,總是無法說完全,這是因為Yibie現在的人生經歷還不夠豐富,也還沒能見識過所有類型的事務,希望能取得讀者的原諒。

