Google Apps是Google公司推出的應用服務解決方案，
透過這個服務，
我們可以使用專屬的GMail、Google日曆與Google文件等服務。
在台灣其實有不少的公司團體也透過Google App提供其使用者對應的服務，
例如BSP業者痞客邦的電子郵件服務，
就是透過Google Apps的機制提供給眾多使用痞客邦的部落客們。
最近Google在Google Apps上推出了實驗性質的Google Apps Scripts功能，
透過這個功能，
我們便能在Google文件上自行開發撰寫各式各樣的功能了。

由於本功能目前仍在測試當中，
所以必須透過申請才可以使用。
有興趣的朋友可以透過以下網址進行申請的動作。
http://sites.google.com/a/gdocstest.com/google-apps-script-preview/

當我們通過申請後，
就可以在Google文件的Tools功能項中，
發現「Scripts」的選項。

點擊其中的「Edit Scripts」，
就會彈出一個編輯成式碼的視窗。
我們可以在其中編寫Google Apps Scripts。
透過Google Apps Scripts，
到底拿幫助我們在Google Apps中做什麼呢?
根據Google Apps的範例說明，
Google Apps Scripts可以：
‧自建函式
‧建立Google試算表中的功能選項
‧從試算表中寄信

說老實話，
我覺得這個Google Apps Scripts還蠻像Excel的巨集功能。
不過因為Google Apps Scripts有機會可以整合Google各項網路資源，
所以搞不好其發展性會更勝Excel的巨集功能也說不一定。
Google將Apps Scripts的說明文件公佈在以下網址中：
http://www.google.com/google-d-s/scripts/overview.html
有興趣的朋友也可以先行參考看看。
此外，Google也在youTube上放置了Google Apps Scripts的影片說明檔，
有興趣的網友也可以透過該影片瞭解Google Apps Scripts的功能。

好像有句話是這麼說的，我的記憶不是很清楚，大意如此：每件事情都需要付出代價。

為避免代價，我們人類付出了很多努力去研究身邊的事物，我們盡我們最大的努力去瞭解它們、明白它們的運行規律、探討它們具有何種性質。我們希望藉由清晰的瞭解和掌握一種事物之後，能夠避免它所帶來的傷害，也因瞭解事物的性質，將其利用在對人類有益的活動上去。

『控制欲』，是人類天生的一種慾望，這是因恐懼而產生的一種慾望，是爲了避免傷害而產生的慾望（我不否認好奇心，好奇心當然是瞭解事物的一種動力，不過想控制某種東西，恐怕是現在科學研究的最大動力）。

好吧，前面啰啰嗦嗦的一堆話，和本文的主旨有什麽關係？

在此，先瞭解一下大家究竟是爲了什麽而瞭解GTD的呢？如果我沒有猜錯的話，大部份應當是爲了更好的工作、更好的生活；再細細說一下，是爲了能更順心的去工作與生活，也就是說，希望工作和生活能更聽從給自己的意願。

之前的那篇《深入淺出談GTD》的文章裏面，我提出過一個思維模式：

瞭解對象→針對對象提出解決方案

所以，如果我們想讓自己的工作和生活聽從自己的『意願』，那就要瞭解自己的工作和生活。

也許很多人會說：呀，這有什麼了不起的！我每天都在做同樣的事情，這還需要怎麼去瞭解的嗎？

也許是這樣吧！

請問一下，雖然每天都做同樣的事情，但是你是否清晰的瞭解到，你所要處理的事務，究竟是屬於那一種呢？

你面對不同的事務，你是否清楚，這些事務的權重究竟有多大呢？哪些事務，對你達到目標，是有幫助的呢？

你面對這些事務的時候，你又是否掌握了裏面的要點，使處理起來的時候，能夠效果好而又省力？

如果我們，覺得自己已經做得足夠好，不用再改進，那麼我們永遠都沒有提升的空間，妄論去掌控自己的生活和工作。我們需要『時時回顧』，清楚自己這一天、這一周、這一個月、這一季度、這一年當中，哪些事情是該做的，哪些事情是不該做的；有哪些事情我們已經做了，有哪些事情該做而未做；哪些事情處理得比較好，哪些事情卻處理得還不夠好；哪些事情雖然取得了比較好的結果，但是下一次是否還有改進的空間。

我們只有時常的去回過頭去，看看自己走過的軌道，才知道自己究竟走了一條怎樣的路。而最重要的是，由於時常回過頭去，檢查自己走路是否有走錯，是否有走好，我們能明明白白的知道，自己究竟是否偏離了自己要到達的地方，以及知道自己離要到達的地方還有多遠。

GTD的創始人David Allen提出了運用六個層次來回顧自己。

下一步行动：也就是跑道管理，主要是在管理好自己的下一步行动。
↓
任务：10,000ft，管理需要一个行动以上才能完成的事情，其中有许多的任务是为了达成更高高度的结果图像，且只一年内可以达成者。
↓
责任范围：20,000ft，工作上的角色，如销售、管理、产品开发等，生活中的角色，家庭、个人财务、精神层面。每一个角色要扮演的好（结果图像），就会有一些任务要执行，以拉近现实和期望的距离。
↓
目标：30,000ft，一年以上的目标（一年半到两年以下），这些目标需要每季和夥伴及家人讨论。
↓
愿景：40,000ft，愿景、3-5年的目标，与工作及家人长期目标的讨论，组织策略、人生与事业的转变等。
↓
原则：50,000ft，人生目的及价值观。

我們平時，檢查最多的是下一步行動和任務這兩個層次的內容。針對這兩個層次，我們應當每一周都回顧一下，然後針對上一周，對下一周進行安排。

如何去做，每週回顧才能全面而高效？

我的建議按照以下幾個步驟來做：

1.檢查哪些事務是已經處理完畢的，將這些事務移出你的下一步清單、行事歷、或其他你存放待辦事項的清單。
2.將那些已經完成的事務，好好整理，并歸檔。
3.檢查最近自己需要去做的事情，比如：工作任務、上一周說好的事情、季度規劃或其他，然後針對性的將要完成的事務，安排到下一周的待辦事項中去。
4.檢查自己的願景，看自己是否做了實現自己願景的事情，看自己還需要怎麼做才能實現願景，并將這些對實現願景有幫助的事情放入自己待辦事項中去（若下周確實抽不出時間，也不必硬塞，最重要的是常常溫習自己的願景）。

其中，我們在安排下一周的事務的時候，必須設定一個最最重要的任務，並把它調整為最優先級別，這樣我們在執行的時候，就不會遺漏對我們來說最重要的事情了。而一周當中，我們能把最重要的部份給做好，那已經是很不錯的結果，永遠都沒有做得完的工作，不是么？

当然，最重要的是，我们能够定时去回顾，通常我建议每一週的周末，每个月的第一天，每年的3月份（为什么是3月份？因為我們有春節啊，春節事務那麼繁忙，我們無法靜下心來回顧吧）去回顧。

我們時常回顧，等於是在全面的掌握來自自己的信息，因此，也等於是在將自身的信息回饋給自身，確定自己需要去做的對象之後，再規劃明天。

總而言之，這一步，就是總結昨天，規劃明天。

我們禁不住想問﹕究竟他們有什麼秘訣﹐能讓生活看起來是這麼的『滑』﹖

（題外話﹕我認為GTD裡面﹐所提倡的管理組織的方法﹐即使是不喜歡GTD的人也可以體會裡面的好處﹐建議大家在讀《搞定﹗２分鐘輕鬆管理工作生活》的過程中﹐好好地了解一下這一章的內容）

在回答這個問題之前﹐也許我們應該問一下自身﹕為什麼我們的生活這麼『困難』﹑『不順利』﹖

我覺得﹐當大家覺得事情『困難』﹑『不順利』的時候﹐應該都會在心裡吶喊﹕好『亂』﹗都不知道該怎麼辦﹗

『亂』就是效率低下的根源﹐『亂』就是讓你心煩意亂的原因﹐『亂』就是讓你無法解決生活中﹑工作上的問題的障礙。

所以﹐如果想讓自己的生活『順利』﹐就要『理順』我們自己的生活﹐簡言之就是　兩個字『治亂』。

如何『治亂』﹖

其實只要好好地把自己的事務都『歸類』就行了﹐這就像是把原本屬於什麼地方的東西就放到什麼地方去﹐同時你還要有相對應的『容器』把這些東西放好﹐像打理自己的家一樣﹐應該裝書的地方裝書﹑應該放衣服的地方就放衣服﹑應該放鞋的地方放鞋……

在GTD裡面﹐提出了一個具有創新意義的做法∕概念﹐就是Context﹐台灣地區翻譯為『場合』。

（Context這個詞﹐中文的翻譯尚未統一﹐大陸的《GTD》一書裡面﹐翻譯為『提示信息』﹔而台灣這邊的《GTD》我沒看過﹐但是我看見永錫翻譯為『場合』﹐我而參照我日常的做法以及自己的理解﹐認為台灣的翻譯『場合』更能方便我們理解這個概念的意思。）

『場合』的概念﹐我引用永錫的話﹐因為我覺得永錫已經寫得足夠好﹐而我也不能寫出比永錫更好的解釋﹕『場合，就是一般所說的工具及場地，有電腦的地方才能處理文書打字，有電話時才能打電話，當面溝通通常需要我們移動到特定地點，在吵雜的地點就未必是好好閱讀書本的環境。我們的下一步行動，若是依照場合來整理，就可以很有效率，依照場合處理，就是一种批次處理的概念。』

大家可以看到﹐『場合』的設定很重要﹐尤其是它可以將使用同一個工具處理或是你需要去到同一個地方處理的事務放在一起。當你用查看『場合』下的事務﹐你可以完整的瀏覽同一個『場合』下需要執行的事務然後一次性的把這些事務都處理掉﹐這樣既可以達到提高效率的目的﹐也可以保證我們不會遺漏。

如何分好自己的『場合』﹖先對自己問幾個問題﹐來幫助自己了解自己的工作生活的習慣﹕

１﹑平時﹐我多用什麼工具來處理自己的工作﹖（提示﹕是紙筆﹑電腦﹑還是其他）
２﹑平時﹐我多用什麼來聯絡別人﹖（提示﹕電話﹑電郵﹑即時通信軟體還是其他）
３﹑我是在家工作﹐還是要到辦公室工作﹖

以上幾個問題僅僅是一個示範﹐若有不足﹐請自己補足。

想設定好『場合』﹐就一定要從了解自己的習慣入手﹐要仔細的觀察自己的工作生活的方式。建議大家不要設定過多的場合﹐一般５到６個即可。

『場合』如果設定過多﹐在一定程度上會造成混亂。在我們『歸類』事務的時候﹐如果面對過多的『場合』﹐有時候會感到迷惑﹕究竟這個事情是在什麼『場合』下做才合適﹖

如果陷入了這樣的思考﹐會花我們很多的時間去分辨『場合』而不是將注意力放在事務『歸類』上﹐這樣的時間花費﹐是毫無意義的。

當然﹐如果想馬上就上手『場合』概念﹐也可以參照永錫的『場合設定』﹕

１﹑自己動手做
２﹑當面溝通
３﹑打電話或傳簡訊
４﹑規劃與思考
５﹑電腦前的工作
６﹑閱讀及寫作

大家可以參考永錫的這篇《twhsi時間管理 線上課程 (7) 組織依照場合分類的行動清單 時間管理健身房》﹐鏈接我就不放出來了﹐請大家自行Google之。

只要能連上網路，
透過Google地圖就可以輕鬆幫助我們規劃到達目的地的路線與方法，
雖然和一般導航軟體一樣，
有時會有地圖圖資不正確的問題，
但是相信在Google公司努力下，
這個問題一定也會持續改善。
還沒使用過Google地圖的規劃路線服務嗎？
看過這篇文章後，
趕緊上網來試試看吧。

Google地圖（Google Maps）是 Google 公司在西元2005年就推出的線上地圖服務，透過這個服務，我們可以很方便地查找大部份的地圖資訊。隨著技術的進步，Google地圖現在已經不再只有查找地圖的功能了，事實上它還可以幫助我們做更多。本篇文章將為各位讀者介紹Google地圖中的其中一個功能：「我的地圖(My Maps)」。要使用「我的地圖」功能，請先連結至Google地圖的首頁，Google地圖首頁的網址為：「http://maps.google.com.tw/」(註1)。

透過「我的地圖」，我們可以自訂個人化的地圖，並且可以將建立好的地圖分享到任何一個網站，例如Ideamoo網站右方的「團隊成員地圖」。

建立新地圖

要使用「我的地圖」，請先連結至Google地圖的首頁，並點擊【我的地圖】後，最後再點選【建立新地圖】。(註2)

接著在網頁左方出現一個地圖資訊視窗，我們可以此在輸入這張地圖的相關資訊：

1.    請輸入地圖的標題。
2.    請輸入地圖的說明文字。
3.    請輸入地圖的隱私與分享設定，如果我們要把地圖分享給任何人或網站，請勾選「公開」。如果勾選「不公開」，這個地圖就只可以和少數我們選定的使用者共享地圖，而且不公開的地圖不會被納入搜尋結果中。
4.    在輸入完以上資訊後，請點選【儲存】或【完成】按鈕，即可建立一個「我的地圖」。
在建立「我的地圖」後，我們就可以在地圖上新增地圖標記、線條與形狀。此外也可以與其他人分享這個的地圖。
不過要新增上述物件前，請先點擊【編輯】按鈕。

地圖製作工具

在網頁右方的地圖區域中，有許多工具可以協助我們製作地圖，其中：

「移動」工具。我們可以使用此工具來移動地圖。

「縮放」工具。我們可以使用此工具對地圖進行縮放的動作。

「選取」工具。我們可以使用此工具來拖曳地圖並選取地圖標記、線條和形狀等物件。

「地圖標記」工具。我們可以使用此工具來新增地圖標記。

「線條」工具。我們可以使用此工具來繪製線條。

「形狀」工具。我們可以使用此工具來繪製形狀。

新增、編輯與刪除地圖標記

若要在地圖中新增、編輯與刪除地圖標記：
1.    請點擊 。
2.    此時游標會變成 。
3.    請將游標移到適當的位置，並按下滑鼠左鍵即可放置地圖標記。
4.    我們可以在資訊視窗中輸入此地圖標記的標題與說明。

5.    預設的說明輸入格式是純文字格式，但是我們也可以點選【RTF格式】，此時資訊視窗中會出現編輯器工具列，透過這個工具列將可以讓我們更方便輸入地圖標記的說明。

6.    如果點選【編輯HTML】，就可以直接在說明欄位中填入HTML語法。
7.    如果想要變更地圖標記的圖示，我們可以按一下資訊視窗右上角的圖示，此時會就可以在變更圖示的資訊視窗中選取其他預設圖示。

8.    當然，我們也可以點選【新增圖示】，輸入某個圖檔(須為JPG、GIF、BMP或 PNG格式)的網址，Google會將該圖片轉換成64×64像素的圖示。

9.    最後按下【確定】按鈕就可以把這個地圖標記儲存下來。

10.    當我們建立好地圖標記，就會在地圖中出現該標記。

11.    如果我們點擊該地圖標記，就會出現地圖標記的資訊視窗。我們可以在此視窗內編輯該標記的相關資訊。如果我們點擊了【刪除】的連結，就可以刪除此標記。

新增、編輯與刪除線條與形狀物件

其實新增、編輯與刪除線條與形狀物件的步驟和地圖標記大同小異，所以我們直接來看看線條與形狀物件在地圖上所呈現的效果。

這是線條物件：

這是形狀物件：

分享地圖

當我們把自訂的地圖製作完成，如果想要分享給親朋好友，甚至是網路上的朋友，可以根據以下步驟來進行：
1.    進入「我的地圖」頁面。
2.    點選我們想要分享的地圖。

3.    按下右上角功能列中的【連結】。這樣會在下方顯示連結視窗。

4.    我們可以直接將區塊1中的連結貼到電子郵件或即時訊息中，只要朋友點擊此連結，就可以連結到這個地圖的顯示網頁。
5.    我們也可以將區塊2中的HTML語法貼到網站或部落格中，這樣子就可以把地圖嵌入其中。

6.    如果我們不滿意地圖預設的嵌入效果，可以點擊【自訂和預覽內嵌地圖】。此時會彈出一個新瀏覽器視窗，我們可以指定這個地圖的大小，並可以在預覽區塊中調整地圖的中心位置與縮放比率。最後再將HTML語法貼到網站或部落格中即可。

7.    Ideamoo網頁右方的「團隊成員地圖」也是透過【自訂和預覽內嵌地圖】這個方式所產生的喔！

看完了本篇Google活用術，有沒有一股衝動想編輯一張屬於自己的地圖呢？趕快連到Google地圖試玩「我的地圖」吧。

註1: Google地圖的網址根據不同的地理位置有不同的網址，其中台灣版的網址為http://maps.google.com.tw，香港版的網址為http://maps.google.com.hk，中國版的網址為http://ditu.google.cn/。
註2:我的地圖在網頁上的進入連結在各地版本都差不多，但是在中國版則略有差異。要在Google地圖中國版使用「我的地圖」功能，請點選Google地圖首頁左下方的【在地图上添加你的个人注解】。